POWER POINT 2007

Conceptos básicos

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.

Se pueden utilizar presentaciones en la enseñanza como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigación, en la empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.

Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.

También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.

Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cuáles son los elementos básicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno.

Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.

 Partes de la pantalla de Power Point

Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro.

Las Barras

 La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional Presentación1, hasta que la guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar  y cerrar .

  La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar , Deshacer  o Repetir .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quieras añadir.

Haz clic en Más comandos para ver un listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

 La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.

Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña .

Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.

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 Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos indica la vista en la que nos encontramos.

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El Area de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.

Formulas de Excel

Fórmulas de Excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Excel

Microsoft Excel 2007

De seguro haz visto personas en casa, en el colegio o algún otro lugar, realizando cuadros con presupuestos, sacando promedios de notas o quizás realizando gráficos estadísticos para elecciones . Pues en este bimestre aprenderemos a utilizar la hoja de cálculo Excel.

Mediante esta herramienta podremos realizar cuadros que contengan diversos cálculos para poder agilizar muchas actividades.

Empezaremos reconociendo las partes de la hoja de cálculo.

1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007).
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).

4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
6. Columnas de la hoja.
7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Indica la celda activa
10. Asistente para funciones.
11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

Conceptos previos

En esta parte haremos mención a los rangos de celda y métodos de selección. También recordaremos como ingresar, modificar y eliminar datos.

Formatos en Excel

Ahora recordaremos las herramientas disponibles para dar formato a la información ingresada en la hoja.

Fórmulas y funciones básicas
En esta última parte aprenderemos a realizar fórmulas y funciones básicas.

Herramientas de Microsoft Excel

Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.

Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.
Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda
Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo
Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja de cálculo, hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.
Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.
Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero
Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales
Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares
Que es Microsoft Excel y cuales son sus características
Excel es un programa que sirve para hacer hojas de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.
Las principales características de Excel son:

• Es una hoja de cálculo
• Puede hacer cálculos muy largos
• Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
• Una tabla no es un reto par Excel
• Plantillas y ejemplos muy explícitos
• Relleno y formato de celdas

Insertar una función
Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.
Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.

• Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:

Ejemplo: =

• Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:
• • Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
  • Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
  • Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
  • Min: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas

Ejemplo: =suma

• Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))

Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)

	A
1	1
2	2
3	3
4	=suma(a1,a2,a3)

• Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer

Ejemplo:

	A
1	1
2	2
3	3
4	6

Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4
Hacer una formula
Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.
La formula se hace casi igual que la función:

• Empezamos con un signo de igual
• Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda

Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:
+ Para sumar
- Para restar
* Para multiplicar
/ Para dividir
También puedes incluir una función en una formula como:
=a1+3*2*suma (a2:a4)
Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tu se van a enfrentar
Las formulas pueden “sustituir” a las funciones, por ejemplo:
En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil
Insertar una fila o una columna
Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel
Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que tienes 2 diferentes bases de datos y necesitas mas espacio en el medio, solo sigue estas 2 instrucciones fáciles de seguir:

• Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón derecho y presiona insertar…
• Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta

Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.
También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:

• Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona eliminar…
• Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada

Si, también funciona para las columnas, solo has clic en eliminar toda una columna.
Encabezados y relleno de celdas
Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc. Esto es una cosa muy fácil de hacer en Excel
Solamente tienes que seleccionar las columnas que quieres juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar, así:

Para rellenar una celda, puedes usar la opción de relleno en el menú de herramientas “dibujo”, si no lo tienes, solamente has clic en . Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo
Ejemplo:


Gráficas y tipos de ellas
Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.
Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.

• Selecciona los datos que quieres representar
• Has clic en el botón para insertar la grafica
• Has clic en la grafica que quieras insertar en tu hoja (tipos de graficas mas adelante)
• Has clic en siguiente
• En el siguiente paso, omítelo (2/4)
• En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
• En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja o en una nueva

Los tipos de gráficas son:
Columnas y barras: Para comparar valores
Líneas: Mostrar fácilmente muchos números
Circular: El por ciento de un todo
Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo